Skift af studieadministrativt system

Det er institutionens ledelse, der er ansvarlig for indberetningen af uddannelsesdata til SU-systemet (US2000), herunder at indberetningerne sker dagligt. Se Systemkrav for dataudveksling imellem de studie-administrative systemer og US2000 (styrelsens systemkrav), som ligger under Myndighedskrav her på SU-net.

Det er blandt andet institutionens ansvar, straks efter overgangen til nyt system – og herefter løbende - at kontrollere, at:

• det nye studieadministrative system kører som forventet i forhold til indberetninger til US2000.
  I US2000 fremgår antal af indskrivninger, fejl med mere i skærmbilledet "Studieadministrative indberetninger".

De daglige indberetninger fra det administrative system skal være med til at sikre, at:

• støtten bliver stoppet, når elever afbryder deres uddannelse
• nye elever kan søge i rette tid
• den nødvendige datamæssige sammenhæng er til stede mellem det administrative system og US2000.
  Er der uoverensstemmelser mellem systemerne, vil for eksempel indskrivnings- og aktivitetskontrol besværliggøres og ende med et stort manuelt arbejde.

Manglende eller fejlagtige indberetninger fra det nye studieadministrative system kan blandt andet medføre, at:

• udbetalingen af SU fejlagtigt bliver stoppet
• der rejses fejlagtige tilbagebetalingskrav
• eleverne efterfølgende skal søge SU igen
• Ungdomskort og kilometer penge bliver afbrudt
• ansøgning om Ungdomskort og kilometer penge skal ske igen

Indberetning af uddannelsesdata, for elever der allerede er indberettet via nuværende administrative system eller US2000

Når et nyt studieadministrativt system bliver taget i drift, er det vigtigt at sikre, at der ikke bliver indberettet nye indskrivninger (opret) vedrørende en igangværende uddannelse for elever, som allerede er blevet indberettet til os fra jeres nuværende system eller US2000. 

Den første indberetning fra det nye studieadministrative system – for en elev der er i gang med en uddannelse og denne allerede er indberettet - vil derfor typisk først ske, når eleven på et senere tidspunkt ændrer i forløbet – for eksempel forlænger uddannelsen eller afslutter/afbryder forløbet.

Hvis indskrivningen sker alligevel, vil konsekvensen være:

• Afbrud af elevens SU og eventuelt Ungdomskort/Kilometerpenge
• Der vil blive rejst krav
• Eleven skal efterfølgende søge igen

Indberetning af uddannelsesdata for elever der ikke er indberettet via det nuværende system eller US2000

Elever, som ikke er indberettet gennem administrativt system/US2000, skal indberettes gennem det nye studieadministrativt system i forbindelse med skiftet.

Kun for ungdomsuddannelser: Indberetning til 5UU-databasen

Ved tidligere indberetning til 5UU-databasen er der skabt en "indberetnings-ident". Ved konvertering af data til det nye administrative system er det vigtigt, at denne ident, som er knyttet til en påbegyndt ungdomsuddannelse, overføres fra det tidligere system.

Denne indberetnings-ident skal benyttes af det nye administrative system ved alle fremtidige indberetninger til 5UU- databasen (for eksempel ved afbrud af uddannelsen.)

Hvis der samtidig med overgangen til det nye studieadministrative system sker ændringer i institutionsforholdene (oprettelse/ændring/sammenlægning af afdelinger) skal styrelsen have besked i god tid, så vi kantilpasse minSU og kodebro.

Det er derfor vigtigt at I – i god tid inden dato for de planlagte ændringer – sender en mail til nye-uddannelser@ufm.dk.  

Særligt for LUDUS

Ved overgang til LUDUS skal institutionen have oprettet et brugernavn og password til brug for indberetning til KOMSAS-serveren (indberetning til US2000).

Ønsket om adgangen sendes til SU-drift-support@ufm.dk med oplysning om jeres 6-cifrede UVM-institutionsnummer og det 4-cifrede SU-institutionsnummer.

Eventuelle supplerende spørgsmål kan rettes til SU-it@ufm.dk.

Styrelsen har erfaret, at der er udfordringer for nogle institutioner efter overgang til nyt studieadministrativt system. Det drejer sig især om manglende indberetninger til US2000. 

Som sådan er US2000 ikke berørt af skiftet fra et administrativt system til et andet. Skulle der alligevel være konkrete spørgsmål til samspillet mellem det nye administrative system og US2000, kan I sende en mail til Brugerservice@ufm.dk.