Kontrollisten indeholder de sager, som du skal behandle på den ene eller anden måde, før de kan komme videre
Sager på kontrollisten er gået i stå. Først når problemet er løst, og sagen er behandlet, kører den videre.
Kontrollisten består af flere dele:
Uddannelsessteder med udvidet systemadgang kan desuden se sager, der er gået i stå og skal rettes i US2000 (for eksempel hvis ratestatus er forkert).
Du finder de ansøgninger, der er gået på kontrolliste i US2000 under menupunktet Diverse:
Har du udvidet systemadgang, kan du finde sager, der er gået i stå på kontrollisten (se Fejltekster på kontrollisten). Det er ofte på grund af en fejl, I selv skal rette. Når du har rettet fejlen, skal du markere sagen ok:
Hvis du endnu ikke har behandlet alle ansøgninger, vil de ubehandlede sager fremgå, selv om du ikke har valgt ”selvbetjening”. Hvis du vil se tidligere godkendte sager, vælger du Ja i feltet Inkluder sager mærket OK.
En del sager kommer ikke på kontrolliste, men figurerer udelukkende i den studerendes journaloplysninger. Det er for eksempel ansøgning om fødselsrater/klip.
Her er ansvaret for at komme videre lagt hos den studerende, som skal aflevere/sende kvitteringen fra minSU sammen med fornøden dokumentation til jer. Før dette sker kan I ikke behandle sagen, hvorfor den ikke fremgår af kontrollisten.
Det er derfor vigtigt, at du og dine kolleger har en arbejdsgang, der sikrer, at I får behandlet ansøgningerne ofte, helst dagligt.
Du skal (for hver ansøgning):
Du finder indholdet i en ansøgning ved at klikke på det enkelte cpr-nummer. Du kan herefter se de oplysninger, den studerende har tastet i minSU.
Du skal kontrollere, at:
Du får en af følgende kvitteringstekster, når du har opdateret ansøgningen:
I alle tre situationer vil sagen blive markeret OK på kontrollisten. Du skal ikke foretage dig yderligere.
Hvis du får en fejltekst/fejlkode, skal du rette fejlen og opdatere igen.
Fejltekster og fejlkoder i US2000
Du skal kontrollere, at du denne gang får en kvitteringstekst om, at ansøgningen er godkendt eller gået videre til styrelsen.
Sagen bliver markeret OK på kontrollisten. Du skal ikke foretage dig mere.
Når du afviser en ansøgning, for eksempel hvis den studerende ikke er indskrevet på dit uddannelsessted, gør du følgende:
Du skal derefter ikke foretage dig mere i sagen, der vil bliver markeret OK på kontrollisten.
Hvis den studerende har brugt en forkert ansøgning (en UU-ansøgning til en VU-uddannelse eller omvendt):
I Journaloplysninger i US2000 kan du se, at ansøgningen er slettet og se den tekst, du har skrevet i felt 98.
Du finder ansøgninger, der afventer yderligere dokumentation eller som af andre årsager er gået i stå (kun uddannelsessteder med udvidet systemadgang) under Diverse i US2000:
Sager med ”Der er søgt handicaptillæg” skal du markere OK. Det er blot en information til dig, og du kan ikke foretage dig mere, før den studerende har afleveret kvittering fra minSU og den nødvendige dokumentation. Skriv indleveringsdato på kvitteringen.
I de andre sager, for eksempel ”årsagskode udeboendesats 18-19 årige”, afventer du dokumentationen, før du kan behandle sagen. Hvis den studerende afleverer dokumentation, inden der er gået tre uger (21 dage) fra ansøgningsdatoen i minSU, er det ansøgningsdatoen i minSU, der er gældende for, fra hvilken dato den studerende er berettiget. Hvis den studerende afleverer dokumentation senere end tre uger efter ansøgningsdatoen i minSU, er det afleveringsdatoen, der afgør, fra hvilken dato den studerende er berettiget.
Når dokumentationen er indleveret, skal du behandle sagen som beskrevet under den enkelte sagstype.
Du har mulighed for at dele kontrollisten op. Det kan gøre det lettere for dig at overskue de forskellige typer af sager
Du kan sortere kontrollisten på fire forskellige måder:
De studerende der søger, før de er indskrevet i det studieadministrative system, kommer på kontrollisten med ”Der mangler en indskrivning”.
Vil du kun have disse sager frem, skal du:
Er du i tvivl om, hvordan du behandler sagerne, kan du få hjælp til behandling af ansøgningerne.
Ved denne sortering får du typisk sager, hvor den studerende er indskrevet, men søger om forskellige ændringer.
Vil du kun have disse sager frem, skal du:
Her får du sager frem med for eksempel ”Forlængelse af uddannelse”, ” Der mangler årsagskode til udeboendesatsen” og "Der er søgt slutlån".
Er du i tvivl om, hvordan du behandler disse sager, kan du få hjælp til behandling af:
Når du har behandlet de to første dele af kontrollisten, er resten sager, hvor der ikke nødvendigvis ligger en ansøgning fra den studerende. Sagerne kommer typisk i forbindelse med, at dit uddannelsessted har indsendt en opstartsfil eller i forbindelse med de daglige indberetninger fra det studieadministrative system/indskrivningsbilledet.
Vil du kun have disse sager frem, skal du:
Du kan altid få vist alle typer af sager på kontrollisten på samme tid: