Har I ikke et studieadministrativt system, der sender oplysninger videre til US2000, skal du behandle ansøgningerne direkte I US2000. Det er vigtigt, at du laver indskrivningen så tidligt som muligt. Når du har tastet den, kan den studerende søge via minSU, da oplysninger om uddannelse og uddannelsessted vil fremgå.
Ansøgninger – studieadministrative system sender ikke data til US2000
Se, hvordan du behandler ansøgninger, hvis I har et studieadministrativt system, der ikke sender oplysninger videre til US2000
Ansøgningen kører oftest automatisk
En ansøgning vil oftest køre direkte gennem systemet, uden du behøver at godkende den. Der er få undtagelser (for eksempel udeboende sats til 18-19 årige og slutlån). Det forudsætter dog, at du har registreret den studerende i Indskrivningsbilledet i US2000 (UU-Indskrivning for ungdomsuddannelser eller VU-Indskrivning for videregående uddannelser), inden den studerende søger.
Indskrivning i US2000
For at få ansøgningerne til at køre er det vigtigt, at du laver registreringen så tidligt som muligt. Det gør det også lettere for den studerende at søge via minSU, da oplysninger om uddannelse og uddannelsessted vil fremgå af minSU.
Når ansøgningen går i stå
Hvis den studerende søger i minSU, inden du har fået indskrevet ham eller hende i Indskrivningsbilleder i US2000, vil ansøgningen gå i stå og komme på jeres kontrolliste (opdel listen og vælg ”selvbetjening” i menuen) med "Der mangler en indskrivning".
Du får ansøgningen til at køre videre ved at registrere den studerende i Indskrivningsbilledet i US2000. Få billedet frigivet.
Afslag – manglende indskrivning
Hvis en studerende søger uden at være indskrevet på uddannelsen og ikke skal gå på jeres uddannelsessted, kan du afvise direkte i US2000:
- Klik på ansøgningen
- Gå til ansøgningens felt 99
- Vælg afslagsbrev 25 eller 29
- Opdater
Ændringsansøgninger
Den studerende kan ændre sin SU i minSU. De fleste ændringsansøgninger går direkte i gennem.
Det gælder for eksempel:
- Ændring af skattekortoplysninger
- Fravalg
- Lån
- Forsørgertillæg/supplerende lån
Ansøgninger om handicaptillæg og SU efter aktuel forældreindkomst kører også selv. Her skal du dog være opmærksom på, at der ikke sker ændringer i den studerendes forhold, før han eller hun har indleveret den dokumentation, der skal til, for at styrelsen kan tage stilling til sagen.
Når den studerende forlænger
Hvis den studerende søger om at forlænge sin uddannelse uden at have kontaktet uddannelsesstedet først, eller I ikke har registreret ændringen i US2000, vil sagen altid gå på kontrollisten med "Forlængelse af uddannelse".
- Kan du godkende den nye slutdato, skal du registrere ny dato i Indskrivningsbilledet i US2000 (hvor ansøgningen så går videre automatisk, når ændringen er frigivet).
- Kan du ikke godkende den nye slutdato, skal du afvise direkte i US2000:
- Klik på ansøgningen
- Gå til ansøgningens felt 98 – skriv en kort sagsbemærkning om afslag
- Slet ansøgningen
- Skriv et brev til den studerende med begrundelse for, at du afviser sagen
Forkert startdato
Har du indberettet en studerende med en forkert startdato, vil den rettelse, du foretager i det studieadministrative system, ikke medføre en rettelse i US2000. Du skal derfor også rette datoen i skærmbilledet Ret uddannelse i US2000.
Fejlkoder
Når du opdaterer en ansøgning, kan du få forskellige fejlkoder/-tekster - se fejlkoderne og hvad du skal gøre her
Tip
Vidste du, at når du sletter en ansøgning i US2000 kan du altid efterfølgende se ansøgningen i Vis ansøgning. Eventuelle sagsbemærkninger, skrevet i ansøgningens felt 98, kan du se i Vis journaloplysninger.