Indskrivningskontrollen skal sikre, at alle studerende, der kan få SU på jeres uddannelsessted, går på en uddannelse, der er godkendt til SU
Indskrivningskontrollen kan blandt andet vise, om der er studerende, der har afbrudt uddannelsen eller har fået orlov uden, at det er blevet registreret i US2000.
I skal gennemføre kontrollen uanset, om de studerende går på en ungdomsuddannelse eller en videregående uddannelse.
Indskrivningskontrollen skal gennemføres to gange om året: 1. april og 1. oktober. Vi lægger en nyhed her på SU-net, der minder om disse datoer.
Uddannelsesstedet skal efter gennemført kontrol bekræfte dette i skærmbilledet Indskrivnings- & studieaktivitetskontrol i US2000. Bekræftelsen skal foretages af to medarbejdere for alle uddannelsessteder, der har begrænset eller udvidet adgang til US2000.
I brugervejledningen til jeres studieadministrative system, vil der være en beskrivelse af fremgangsmåden til systemunderstøttet indskrivnings- og studieaktivitetskontrol.
Den systemunderstøttede indskrivningskontrol gennemføres på baggrund af en såkaldt stamdatafil, som jeres studieadministrative system automatisk henter i US2000. Stamdatafilen omfatter alle studerende, der ifølge US2000 får SU. Det vil sige alle studerende, der har en aktiv ratestatus i US2000. Filen indeholder oplysninger fra US2000 om den studerendes uddannelse og SU-ramme.
I langt de fleste tilfælde vil jeres studieadministrative system bekræfte, at de studerende på stamdatafilen er indskrevet på en SU-godkendt uddannelse hos jer.
Hvis jeres administrative system endnu ikke kan levere systemunderstøttet indskrivningskontrol, kan I finde de studerende frem i US2000.
Det kan I gøre i US2000-skærmbilledet Studieaktivitetsoversigt (akind):
I fremsøgningen bruges filtreringsmulighederne:
Uddannelsessted
Retningsnr.
eventuelt Cpr-nummer interval, hvis I har flere studerende, end billedet kan vise.
Når fremsøgningen er hentet, skal der ske en sortering på kolonnen ’aktuelt nettoklipforbrug’.
Herefter skal du finde de studerende, der har brugt 7 SU-klip.
De studerende, hvor der ikke har været indberettet ECTS, er dem, der skal undersøges nærmere.
Kontrollen for studerende, der begynder i september, udføres i marts, og for studerende, der begynder i februar, udføres kontrollen i august. Hvis opstarten er på et andet tidspunkt, skal det ske ud fra den måned.
Har der været en afgræsning med Cpr-nummer interval, skal søgningen foretages, til man har været igennem alle cpr-numre.
Finder I studerende, der uberettiget får SU, så følg vejledningen om dette.
Opdager I, at der er tildelt SU uretmæssigt eller på forkert grundlag, skal I indberette det i skærmbilledet Stop støtte i US2000.
Nogle studieadministrative systemer (for eksempel ESAS) giver mulighed for direkte indberetning fra det studieadministrative system til US2000 af, at den studerende ikke skal have SU.
Hvis du har spørgsmål om jeres studieadministrative system, og hvordan du skal bruge det til at indberette sager, skal du kontakte dem, der udbyder det system, du arbejder med.