Identifikation på afgørelser

Ifølge forvaltningsloven har vi som myndighed pligt til at fortælle de studerende, hvem der har truffet afgørelse i deres sag

Årsagen til, at den studerende skal kunne identificere, hvem der har truffet afgørelse, er, at den studerendes retssikkerhed skal sikres. Der skal kunne placeres et tjenstligt ansvar, borgeren skal kunne sikre sig, at sagsbehandleren er kompetent og for eksempel ikke inhabil, forfalskning skal modvirkes og så videre.

Kravet om identifikation gælder for alle afgørelser, du som sagsbehandler træffer om den studerendes sag, herunder dem der alene meddeles i en støttemeddelelse. Kravet gælder også for afgørelser og meddelelser, som i forvejen er manuelle, for eksempel fordi afgørelsen indeholder en individuel begrundelse. Eksempler er afgørelser om studieinaktivitet på ungdomsuddannelser og afslag på tillæg af klip på videregående uddannelser.

Breve og afgørelser, der er afledt af en fuldautomatisk sagsbehandling, er ikke omfattet af kravet om entydig identifikation. Du er desuden ikke forpligtet til at identificere dig, hvis du sender kvittereringer, rykkere eller lignende meddelelser, hvor du ikke har foretaget en egentlig vurdering eller træffer afgørelse.

Den studerende skal kunne identificere dig entydigt på afgørelser. Fremgår din identitet ikke af selve afgørelsen, skal du derfor sikre, at identifikationskravet er opfyldt på anden måde. Du kan skrive afgørelsesbrevet under i hånden eller få din håndskrift scannet og indsat elektronisk. Du kan også identificere dig ved at sende afgørelsen til den studerende via en IT-løsning, der sendes med din personlige digitale signatur, autosignatur eller anden form for signatur, der er teknisk sikker.