Sådan behandler du en ansøgning

Se, hvordan du behandler ansøgninger om udlandsstipendium og udlandsstudielån til studieophold i US2000

Udlandsstipendium skal udbetales til de fag, der er forhåndsgodkendt

De fag, der udbetales udlandsstipendium til, skal være de fag, den studerende har søgt forhåndsgodkendt til udlandsstipendium. Hvis den studerende vælger ikke at læse de fag, der er blevet forhåndsgodkendt, skal han/hun sende en ny forhåndsgodkendelse med de ændrede fag. Forhåndsgodkendelsen skal være modtaget inden udgangen af den uddannelsesperiode, den studerende søger udlandsstipendium til.

Hvis den studerende først henvender sig efter uddannelsesperiodens udløb og oplyser, at det ikke har været muligt at vælge de ansøgte fag, eller at den studerende har valgt at læse nogle andre fag, har den studerende ikke ret til det udbetalte udlandsstipendium og ej heller en eventuel efterregulering af taxameteret , da der ikke er søgt rettidigt for de faktisk læste fag.

Kontroller dokumentationen, og om den studerende opfylder betingelserne

Når du får en ansøgning om udlandsstipendium til studieophold i udlandet, skal du kontrollere, at den studerende opfylder betingelserne for studieophold, og at den nødvendige dokumentation er vedlagt. Er der fejl eller mangler i ansøgningsskemaet eller dokumentationen, skal du lave et sagsnotat i US2000. Du kan først taste ansøgningen, når den studerende har indhentet og udfyldt alle de nødvendige dokumenter.

Vil du oprette et nyt uddannelsessted, skal du kontakte styrelsen.

I din mail skal du angive:

  • Uddannelsessted (navn på originalsprog)
  • Uddannelsesstedets engelske navn
  • Land
  • Stat
  • By
  • Adresse
  • E-mail
  • Website
  • Telefonnummer
  • Fax

Du får besked, når vi har oprettet uddannelsesstedet.

Tast ansøgningen i skærmbilledet Studieophold (stud):

  • Tast cpr-nummer
    Hvis det er en ny ansøgning:
  • Klik Ny ans. nederst i menuen

  • Tast ansøgningsnummeret
  • Vælg Studieophold i Sagstype

I Sagens status kan du se, hvor langt sagen er kommet i ansøgningsprocessen.

  • Tast den dato, hvor du har modtaget ansøgningen
  • Registrer eventuelt løbenummer
  • Vælg land fra listen
  • Vælg det uddannelsessted i udlandet, hvor den studerende skal på studieophold. Er uddannelsesstedet ikke på listen, kan du få registreret et uddannelsessted ved at kontakte styrelsen
  • Det er valgfrit at registrere fakultet
  • Skriv uddannelsesretningen
  • Vælg uddannelsens hovedområde fra listen på drop down-menuen
  • Vælg uddannelsesretning fra listen på drop down-menuen. Den femcifrede kode må ikke ende på "-00"
  • Skriv den takst, den studerende højst kan få i udlandsstipendium til et års studium (svarende til 60 ECTS-point) i feltet Taxameter for år. Du finder taksten i en af takstoversigterne her på SU-net
  • Tast studieopholdets varighed i måneder
  • Tast start- og slutdato for studieopholdet
  • Angiv det antal ECTS-point, studieopholdet er udmålt til på forhåndsgodkendelsen

Du skal ikke bruge felterne Sagsbehandling og Udbetalingsperioder på dette trin af sagsbehandlingen.

  • Tast den dato, du modtog ansøgningen i feltet Modt. udd. st .
  • Opdater 
  • Få billedet frigivet

Hvis den studerende allerede har søgt udlandsstudielån, vil dette kunne ses i feltet Søgt udlandsstudielån i ansøgningen (stud-billedet), når denne er blevet frigivet i afsnittet "Uddannelsen, der søges udlandsstipendium til". Der skal ikke gøres noget i den forbindelse, da beregning og tildeling af udlandsstudielån sker automatisk. Beregning og tildeling af udlandsstudielån sker dog først, når udlandsstipendium udbetales, og kursen er kendt. Udlandsstipendium og udlandsstudielån beregnes efter kursen, der er gældende den måned, udlandsstipendiet udbetales.

US2000 undersøger blandt andet, om den studerende har ét klip og/eller én slutlånsrate til rådighed ved studieopholdets start, om den studerende har udlandsstipendium til rådighed, og om den studerende har søgt udlandsstipendium inden for en gyldig periode.

Ansøgningen godkendes

Kan ansøgningen godkendes, sender systemet brevet Betinget godkendelse til den studerende.

Ansøgningen afslås

Kan ansøgningen ikke godkendes, sender systemet et afslagsbrev med begrundelse til den studerende:

  • Har den studerende søgt udlandsstipendium mere end 12 måneder inden studiestart, sendes brevet Søgt mere end 12 måneder før
  • Har den studerende ikke tilstrækkeligt med klip/slutlånsrater, sendes brevet Ikke tilstrækkeligt med klip/slutlånsrater.
  • Har den studerende opbrugt retten til udlandsstipendium, sendes brevet Opbrugt udlandsstipendium.

Hvis den studerende har søgt udlandsstudielån vil der i brevet stå, at ansøgningen om udlandsstudielån ikke bliver behandlet, da lånet er afhængigt af, at en ansøgning om udlandsstipendium er blevet godkendt.

Fakta

US2000 sender samlede godkendelsesbreve og afslagsbreve. Søger den studerende udlandsstipendium til tre studieophold, hvoraf kun de to kan godkendes, får den studerende et brev med to betingede godkendelser og et afslagsbrev.

Værd at vide

De studerende kan søge udlandsstipendium til mere end et studieophold. I de tilfælde skal hver ansøgning tastes for sig. I skærmbilledet Udlandsstipendium, vis (ustip) kan du få et samlet overblik over alle de ansøgninger, I har tastet.