Tildeling udlandsstipendium

Når du modtager en faktura som dokumentation for optagelse og betaling fra en studerende, der søger om udlandsstipendium, skal du lave en foreløbig tildeling af udlandsstipendium i US20000

Tjek fakturaen

Når den studerende har fået en betinget godkendelse af et studieophold, skal han eller hun sende en faktura som dokumentation for, at han eller hun er optaget på den udenlandske uddannelse og skal betale en studieafgift.

Fakturaen skal:

• være udskrevet, stemplet og signeret af uddannelsesstedet. Det er dog tilstrækkeligt, hvis fakturaen er på uddannelsesstedets officielle brevpapir
• vise den faktiske studieafgift
• vise perioden, der skal betales for.

Da udlandsstipendiet gives til de dele af studieafgiften, som statstilskuddet eller bevillingen skal dække i Danmark, skal det fremgå af fakturaen, hvad det opkrævede beløb dækker. Hvis beløbet dækker over andre poster end for eksempel tuition/application/registration fee (for eksempel accommodation eller health insurance), og dette ikke er udspecificeret, kan fakturaen ikke benyttes som grundlag for en foreløbig tildeling af udlandsstipendiet.

Læs om, hvilke afgifter udlandsstipendiet og udlandsstudielånet dækker på su.dk.

Legater/scholarship

Hvis det fremgår på fakturaen, at den studerende modtager legater/scholarship fra eksempelvis uddannelsesstedet, skal det fremgå af dokumentationen, hvilke beløb legatet/scolarship’et dækker (for eksempel beløb for tuition fee, bolig, eller andre udgifter). Hvis dette ikke fremgår af fakturaen, skal du indhente supplerende dokumentation for beløbene.

Du skal kun taste den faktiske udgift til tuition fee, altså fratrække eventuelle legater/scolarship, der gives til hel eller delvis dækning af tuition fee og som  fremgår af fakturaen eller kvitteringen. Hvis legatet gives til dækning af for eksempel husleje eller transport, skal det ikke trækkes fra tuition fee beløbet.

Private legater derudover skal ikke fratrækkes.

Udlandsstipendium går til hel eller delvis dækning af den studieafgift, der er tilbage, når legatet er modregnet studieafgiften.

Sådan taster du en foreløbig tildeling i US2000

• Hent den tidligere indtastede ansøgning frem i skærmbilledet Studieophold (stud) i US2000: Tast cpr-nummer
• Tast studieopholdets start- og slutdato i feltet Udbetalingsperiode. Perioden må ikke være over 12 måneder.
• Tast det antal ECTS-point, studieopholdet er udmålt til
• Tast den dato, du har modtaget fakturaen
• Tast fakturaens forfaldsdato
• Tast studieafgiften for studieopholdet (maksimalt beløbet, der skal betales for tolv måneder) i den udenlandske valuta. Tast tal uden komma eller punktum. Benyt de almindelige afrundingsregler, hvis studieafgiften indeholder decimaler.
• Vælg valuta. Findes valutaen ikke i oversigten, skal du kontakte styrelsen, der oplyser kursen. US2000 omregner beløbet til danske kroner.
• Tast den takst, den studerende kan få per år i udlandsstipendium (samme beløb som du tastede, da ansøgningen fik en betinget godkendelse)
• Opdater

Når du har registreret dokumentationen, danner systemet en udbetalingsdato for udlandsstipendiet tidligst tre måneder før uddannelsesperiodens start.

Ansøgningen bearbejdes i US2000

I US2000 undersøges om den studerende har mindst ét SU-klip og/eller én slutlånsrate til rådighed ved studieopholdets start, om den studerende har udlandsstipendium til rådighed, og hvor meget der kan tildeles i hver udbetalingsperiode.

Ansøgningen godkendes

Kan ansøgningen godkendes, sættes udlandsstipendiet til udbetaling og tidligst mulige dispositionsdato vises.

Den studerende får en betinget godkendelse og standardbrevet Foreløbig tildeling.

Ansøgningen er nu registreret som foreløbig tildelt.

Ansøgningen afslås

Opfylder den studerende ikke betingelserne, sender US2000 et afslagsbrev med begrundelse for afslaget.

Udlandsstudielån

Hvis den studerende har søgt udlandsstudielån, vil systemet beregne, om den studerende er berettiget til udlandsstudielån. Denne beregning vil først ske, når udbetalingen af udlandsstipendium er sket, da det er kursen i udbetalingsmåneden, der er bestemmende for, hvor meget der kan tildeles i både udlandsstipendium og udlandsstudielån.

Hvis den studerende tildeles udlandsstudielån (låneplan dannes), bliver der sendt brev via Digital Post på borger.dk/til e-Boks om, at låneplanen vedrørende udlandsstudielån skal godkendes, før lånet kan komme til udbetaling. Det er muligt at vælge kun at låne en del af beløbet.

Når du modtager dokumentation for betalt studieafgift, skal du registrere det i US2000

Den studerende skal sende en kvittering som dokumentation for, at han eller hun har betalt studieafgiften for studieopholdet. Når kvitteringen er registreret i US2000, får den studerende en endelig tildeling. Sender den studerende ikke en kvittering, kræver vi udlandsstipendiet og eventuelt udlandsstudielån betalt tilbage.

Reglerne for endelig tildeling er:

• at studieafgiften er betalt til uddannelsesinstitutionen i udlandet
• at der, vedrørende endelig tildeling for det andet år af studieopholdet, er dokumenteret studiemæssig fremdrift i udlandet, hvis studieopholdet varer mere end 1 år (at det første år er gennemført)

Når en kvitteringen er tastet, er tildelingen endelig, og der kan ikke længere rejses krav om tilbagebetaling. Det betyder, at hvis det er en sag, hvor der er sendt en kvittering, men der samtidig skal rejses helt eller delvist krav, skal kvitteringen ikke tastes. Det kan eksempelvis være en sag, hvor du har konstateret, at den studerende har betalt mindre end oprindelig tildelt, og at der derfor skal rejses delvist krav.

De eneste tilfælde, hvor der kan rejses krav efter endelig tildeling, er, hvis den studerende har afbrudt studieopholdet og fået studieafgift refunderet.

Tjek om kvitteringen opfylder kravene

Kvitteringen skal stemme overens med fakturaen og være udskrevet af det udenlandske uddannelsessted samt være stemplet og signeret af uddannelsesstedet (hvis kvitteringen er på uddannelsesstedets officielle brevpapir, er det tilstrækkeligt, at der er underskrift).

Bankoverførselskvitteringer kan ikke godtages.

Hvis kvitteringen ikke stemmer overens med det udbetalte udlandsstipendium, skal du undersøge, om der skal rejses krav. Det kan eventuelt være at der er tildelt et legat, som ikke fremgik af fakturaen, men som fremgår af kvitteringen, eller at den studerende har fået en anden form for rabat.

Sådan registrerer du betalt studieafgift i US2000

• Tast den dato, du modtager kvitteringen for studieafgiften i skærmbilledet Studieophold (stud)
• Tast udbetalingsperioderne i feltet Kvitt. modt.
• Opdatér billedet

Når kvitteringen er registreret, får den studerende brevet Endelig tildeling.