Indberetning i det studieadministrative system påvirker SU

I punkt 5 i myndighedskravene står, at det er vigtigt, at du som SU-medarbejder har adgang til både det studieadministrative system og US2000 eller som minimum arbejder tæt sammen med jeres studieadministrative medarbejdere.

I myndighedskravene står der:

"Regler om uddannelsesinstitutionernes tilrettelæggelse af SU-administrationen
Uddannelsesinstitutioner, som indberetter uddannelsesdata gennem de studieadministrative systemer, skal sikre, at det er de samme medarbejdere, som varetager både studieadministration og SU-administration, eller at der er et meget tæt samarbejde mellem de to medarbejdergrupper."

Har du ikke selv adgang til det studieadministrative system, er samarbejdet afgørende for at opnå effektive arbejdsgange og undgå dobbeltarbejde, fejl, afbrud af SU og tilbagebetalingskrav. Det kan være en god idé, at I får indsigt i hinandens arbejde og dermed forståelse for samspillet mellem systemerne. Det er vigtigt at I informerer hinanden om regel- eller systemændringer, hvis det påvirker den andens arbejde.

En indskrivning afgør, i hvilken periode og til hvilken uddannelse den studerende har ret til SU. Med en indskrivning giver du den studerende ret til SU – også hvis indskrivningen sker i US2000. Den studerende kan søge i minSU, hvorefter ansøgningen går igennem, og der tildeles støtte ud fra de data du har oplyst i indskrivningen. Ansøgningen vil typisk ikke komme på kontrolliste.

Indskriv ikke i US2000

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt den studerende skal indskrives i det studieadministrative system (for eksempel hvis det ikke er klart, om den studerende er optaget, har takket ja til studiepladsen eller har bestået), skal han eller hun ikke indskrives i US2000 i stedet for, da du dermed principielt tildeler SU (fuldstændig som hvis indskrivningen sket i det studieadministrative system).

Indskrivning før SU-ansøgning

Den studerende kan søge i minSU, en måned før han eller hun ønsker SU udbetalt. Det er vigtigt, at den studerende er indskrevet inden da (forudsat at han eller hun er optaget og har takket ja til studiepladsen).  Så vil ansøgningen gå lettere, og risikoen for fejl mindskes fordi:

• uddannelsen vises for den studerende i minSU
• den studerende ikke kan komme til at søge SU til andre uddannelser hos jer
• ansøgningen kører automatisk uden at komme på kontrollisten (med mindre ansøgningen kræver dokumentation)

I skal derfor sørge for at indskrive jeres studerende i det studieadministrative system, så de kan søge en måned før.

SU-ansøgning før indskrivning

Er den studerende ikke indskrevet i det studieadministrative system, inden han eller hun søger i minSU, kommer sagen på kontrollisten, og den studerende skal indskrives, før sagen kan komme videre. Indskrivningen skal ske i det studieadministrative system – ikke i US2000. En eventuel indskrivning i US2000 vil nemlig ofte medføre fejl som afbrud og eventuelt et tilbagebetalingskrav, når indskrivningen fra det studieadministrative system efterfølgende bliver modtaget i US2000.

Indskriv senest onsdag

Når en indskrivning sker i det studieadministrative system senest onsdag, er informationerne normalt modtaget i US2000 torsdag, og sagsbehandlingstiden kan dermed være op til en uge kortere, end hvis en indskrivning først foretages torsdag.

Se de vejledende kørselsplaner

Tast Afbrud eller Ej påbegyndt

Hvis du ved, at en studerende afbryder sin uddannelse eller slet ikke er begyndt på den, skal ophør/ej påbegyndt indberettes så snart du ved besked. Indberetningen skal ske i det studieadministrative system, så udbetaling og følgende krav i videst muligt omfang undgås.

Indberet perioder uden SU

Ved du, at en studerende får en periode, hvor han eller hun ikke er berettiget til SU, for eksempel ved orlov (her må der ikke være tale en periode, hvor den studerende af forskellige årsager modtager barselsdagpenge eller lignende, da dette i SU-henseende ikke betragtes som orlov),  inaktivitet eller lignende, skal det indberettes i det studieadministrative system hurtigst muligt. På den måde får den studerende ikke fejlagtige udbetalinger. Hvis årsagen til at støtten skal stoppes, ikke kan sendes fra det studieadministrative system, skal perioden uden støtte anføres i Stop Støtte.

Er der sket en fejlindberetning fra det studieadministrative system til US2000 (for eksempel fejlagtigt afbrud), skal fejlen rettes. Hvor og hvordan fejlen skal rettes, afhænger af sagen. Se eksempelvis kontrollisten eller fejltekster og fejlkoder i US2000.

Oplever du, at der generelt sker fejl i overførsel af informationer fra det studieadministrative system til US2000, skal fejlen undersøges og udbedres. Bliver en indberetning eksempelvis afvist, skal sagen undersøges, inden I sender samme data igen. Selv om der er manglende indberetninger fra det studieadministrative system, skal du ikke bare taste dem i US2000. Uddannelsesstedet må undersøge årsagen til, at der ikke sker korrekt overførsel af oplysninger til US2000.

Oplysninger bliver sendt fra det studieadministrative system til US2000 – ikke omvendt

Der går udelukkende oplysninger fra det studieadministrative system til US2000 – ikke omvendt.
Oprettelser og rettelser, der sker i US2000 i stedet for i det studieadministrative system, vil derfor give dig dobbeltarbejde og i visse situationer skabe problemer for den studerende. Derudover vil du eller en kollega, der kan rette i det studieadministrative system, skulle rette informationerne dér også, da US2000 som nævnt ikke sender data dertil.

Eksempel

En studerende har søgt i minSU, inden der ligger en indskrivning. Sagen kommer på kontrollisten, og SU-medarbejderen indskriver ham eller hende direkte i US2000. SU-ansøgningen kører nu videre. Kommer tildelingen på plads, inden indskrivningen fra det studieadministrative system bliver sendt til US2000, vil tildelingen efterfølgende blive afbrudt, og den studerende vil få et krav, når indskrivningen fra det studieadministrative system modtages i US2000.

I en sådan situation skal sagen derfor rettes manuelt (for eksempel skal du slette afbrud og tildele eventuelle måneder bagud i tid), og den studerende skal søge igen for at kunne få SU.

Hvis den studerende når at søge på den nye – fejlagtige – indskrivning, vil uddannelsen blive oprettet som ny, og vi må ikke længere modregne.

Det vil sige, at den studerende skal indbetale kravet – og få beløbet genudbetalt på den ”nye” uddannelse.

Alt i alt betyder det ekstra arbejde alle steder i systemet, og at den studerendes næste SU-udbetaling bliver forsinket.

Start i det studieadministrative system

Som udgangspunkt skal alle indskrivninger ske i det studieadministrative system, medmindre styrelsen vejleder om noget andet. Det samme gælder for alle de ændringer, jeres studieadministrative system kan indberette til US2000. Det kan for eksempel være ny slutdato (forlængelse), lønnet praktik og orlov. Ved at benytte det studieadministrative system, opnår I:

• kun at skulle taste oplysningerne i ét system
• at begge systemer har samme informationer om den studerendes uddannelse. Derfor kører aktivitets- og indskrivningskontrollen lettere
• at I ikke afbryder/sletter den studerende, ved at I overskriver hinandens arbejde 
• at den studerende ikke får fejlagtige krav, og I ikke får forsinket den studerendes næste SU

Det har stor betydning for en sag, om du bruger funktionen ”Opret” eller ”Ret”, uanset om du taster i det studieadministrative system eller US2000.

• Brug ”Opret”, når du indskriver den studerende på en uddannelse første gang, eller hvis den studerende har fået afbrudt sin uddannelse SU (uanset om det er en fejl, eller fordi vedkommende for eksempel har fortrudt) ved en fejl og skal oprettes på uddannelsen igen
• Brug ”Ret” i alle andre situationer

Følg vejledningen

Får du en sag på kontrollisten, hvor fejlteksten hedder ”Der mangler en indskrivning", er det vigtigt du følger vejledningerne her på SU-net om for eksempel kontrollisten eller fejltekster og fejlkoder i US2000 i stedet for straks at bruge ”Opret”.

Laver du en ny indskrivning (Opret) ved en ændringsansøgning, giver det problemer for den studerende, da den igangværende uddannelse bliver afbrudt - også selvom den studerende går på jeres uddannelsessted i forvejen.

Forkert brug af Opret betyder, at:

• den studerende skal søge igen, får et krav om tilbagebetaling og får forsinket sin SU
• du skal foretage manuelle rettelser (ofte ad flere omgange, fordi ændringer skal frigives)
• du skal kontakte os, hvis den studerende skal have genindsat for eksempel forsørgertillæg
• Hvis den studerende har Ungdomskort eller får kilometerpenge, vil dette blive afbrudt
• Først når alle tidligere tildelinger er på plads kan krav frafaldes

Se sagen igennem, se på vejledningen og tjek eventuelt med det studieadministrative system, hvis du er i tvivl.

Er der brug for at foretage masseindrapporteringer i det studieadministrative system, anbefaler vi, at I først indberetter en mindre delmængde. På den måde kan konsekvenserne ses i US2000 (typisk dagen efter) og den studieadministrative medarbejder kan få besked, hvis indberetningerne giver problemer i forhold til SU.

• Brug korrekt startdato (den oprindelige startdato), når en uddannelse skal forlænges
• Undgå at bruge uddannelsens oprindelige startdato, når I modtager studerende fra et andet uddannelsessted, men på samme uddannelse. Her skal I bruge den dato den studerende reelt starter hos jer – efter overflytning fra tidligere uddannelsessted. Læs mere om skift af uddannelse og/eller uddannelsessted

• Har du ikke adgang til jeres studieadministrative system, skal du etablere kontakt til en kollega, der har, så I kan få kendskab til hinandens systemer og arbejdsgange
• Aftal arbejdsgange for indberetninger i det studieadministrative system, der kan have indflydelse på SU
• Del informationer om for eksempel højsæsoner, masseindberetninger, praksisændringer osv.

• Alle indberetning skal ske via det studieadministrative system, med mindre du bliver vejledt af styrelsen (på mail, telefon eller SU-net) til at rette direkte i US2000
• Kend undtagelserne, der skal tastes direkte i US2000: fødselsrater eller fødselsklip, dobbeltklip før første lønnede praktikperiode og så videre
• Indskriv i det studieadministrative system senest en onsdag, hvis det er muligt, så informationerne sendes til US2000 via kørslen onsdag aften
• Uoverensstemmelser mellem informationerne i systemerne viser sig som regel på kontrollisten fra US2000, men en fejl kan alligevel være i det studieadministrative system og skulle rettes der. Det er derfor vigtigt at undersøge hver enkelt sag nøje
• Indskriv først den studerende i det studieadministrative system, når han eller hun har sagt ja til studiepladsen. En indskrivning bevirker blandt andet, at:
• en eventuelt igangværende uddannelse bliver afbrudt
• den afbrudte uddannelse skal genetableres i systemet, og krav skal frafaldes, hvis den studerende alligevel ikke starter hos jer 
• den studerende kan søge i minSU på jeres uddannelsessted. Sker det, og starter den studerende alligevel ikke hos jer, skal der senere rejses krav på den eventuelt udbetalte støtte